Mikilvægi öruggs bréfahaus fyrir lögfræðifirmur

Mest viðkvæm upplýsingar eru meðhöndluð í lögfræðifrumum. Tryggheldi viðskiptavina, skjala í rétti og í samkomulagum og bréfa sem send eru til annarra aðila ætti að vera tryggt með hástaða trausti. Í rauninni nota flest lögfræðifirmur venjulega pappír fyrir bréfhaus sem gerir þær viðkvæmar fyrir falsun, rangt skjalasafn og auðkenningarþjófnað. Öryggisbréfhaus er ekki aukahlutur fyrir lögfræðifirmur – hann er nauðsyn.

Hvers vegna venjulegur bréfhaus setur lögfræðifirmur í hættu

Hver sem er getur keypt venjulega bréfaskrifstofupappír í skrifstofuvöruverslunum. Glæpamenn geta skannað, afritað eða endurvalda það með persónulegum tölvum. Árangurinn af slíkri gerð afgerðar, jafnvel með einfaldri prenttæknilegri útbúnaði, er framleiðsla ólöglega lagafræðilegra bréfa, dreifing á falsum greiðslubréfum og senda falsra lagafræðilegra skjala til dómstóla. Þar af leiðir að lagafræðifyrirtæki gætu orðið fyrir óhræsilegum skaða á heitum sínu og jafnvel lagafræðilegum vanstarfsemi.

Skjöl í lagafræðilegri starfsemi eru lögbindandi. Fals bréf sem sendist með falsu bréfaskrifstofupappír getur breytt réttindum og skyldum, breytt samningum og fjárfesta stöðu viðskiptavinar. Þegar skjöl hafa ekki innbyggðar öryggisráðstafanir geta lagafræðifyrirtæki ekki verið viss um uppruna skjalsins. Vandamálið áhrifar ekki aðeins lagafræðifyrirtæki heldur einnig viðskiptavini þeirra, andstæða lögfræðinga, dómstóla o.s.frv.

Hvernig öryggisbréfaskrifstofupappír verndar opinbera bréfaskrif

Öryggisbréfaskjöl eru prentuð með margföldum öryggisþáttum gegn falsun í sjálfum pappírinu og í prentunarferlinu sem notað er við framleiðslu þeirra. Þessi bréfaskjöl eru ekki auðveldlega endurminnast, ólíkt venjulegum pappír. Augljós staðfesting á auglýsingu gerist strax með því að bæta við þætti eins og vatnsmerki, útfjarðarljósflækingu og hólografískum greinum.

Öryggisbréfaskjöl sem framleidd eru af Yiko eru þróuð með tillit til kröfu um öryggi í umhverfi eins og lögfræðifélag, og svo framvegis. Sérsniðin vatnsmerki geta verið innbyggð í skjalapappír okkar og eru sýnileg þegar pappíriinn er haldinn upp fyrir ljós. Þau geta verið notað til að prenta nafn félagsskráarinnar, merkisins eða opinbers raðnúmers. Auk þess birtast útfjarðarljósflækingartákn undir útfjarðarljósi – ósýnilegar línur og texti sem falsara er ekki hægt að gera eftir. Slík föll leyfa viðtakanda að greina strax hvort formlegt bréf sé rétt án þess að þurfa sérstaka þekningu.

Varnarmerki gegn brotum á skjölum og heildarkennd skjala

Lögleg bréf krefjast oft staðfestingar á því að þau hafi ekki verið breytt frá því þau voru lokið. Öryggisbréfahausar Yiko veita lausn á þessu með skynjanlegum öryggismerkjum. Ef reynt er að brota í bréfið, til dæmis með því að skrapa eða leysa prentunina af öryggispappírinu okkar með efni, birtast yfirborðsskemmdir eða faldin skilaboð.

Auk þess geta öryggisbréfahausarnir okkar verið sameinaðir við breytilegar ljósmerkingar og holografískar merkingar. Með því að halla skjalinu má sjá mismunandi liti eða þrívíddarmyndir sem sannvita ætlanlega réttleitni þess fyrir dómara eða annan dómstólsfulltrúa. Slík merki vernda greiðslubréf, dómstólsdokument og tilkynningar um endun viðskiptasambanda.

Sameining bréfahausa við viðeigandi öryggisvörur

Bréfaskjöl eru ekki eina það sem lögfræðifirmu framleiðir. Þeir munu einnig búa til staðfestingarskírteini, gefa út holografískar límstikur fyrir sannvísun sem er sýnd í rétti og búa til miðlunartíkettur fyrir viðburði fyrir viðskiptavini. Yiko hefur búið til heila fjölskyldu af öryggisvörum gegn fölsun, sem passa við öryggisbréfaskjöl.

Til dæmis gæti lögfræðifirma viljað nota öryggisbréfaskjölin sín ásamt sérstakri holografískri límstiku sem sett er á viðhengd skjöl. Holografísku umferðar- og ólöglega breytinga augljósar merkingarlímur bindast varanlega við pappírinn og ólögleg aðgerð til að flytja þær yfir á falsað vörumerki verður auðveldlega uppgötvuð. Á sama hátt geta QR-kóða- og strikamerkjalímur verið notaðar til að geyma auðkenni viðskiptavins og málnumer og flýtilega athugað rafrænt. Starfsfólk verður að staðfesta upplýsingarnar á móti gagnagrunni sínum þegar skjal er send inn; kerfið getur sjálfkrafa bent á ólöglegar hluti.

Byggja traust viðskiptavins með sjónvarpalegum öryggisráðstöfunum

Þrjú aðalvillkunum sem viðskiptavinir miða að við val á lögfræðifyrirtæki eru faglegur stig, heimild og traust. Þegar viðskiptavinir sjá öryggisráðstafanir á bréfaskjöldum tengja þeir þær við athygli á smáatriðum og mjög faglega vinnumiljó. Viðskiptavinir sem fá bréf prentuð á Yiko öryggisbréfaskjöldum með sýnilegum vatnsmerkjum, hologrammum eða UV-flæði munu finna að leyndarmál þeirra verða með hámarkaðri varúð.

Þetta traust nær einnig til andstæðinga, dómstóla og ríkisstofnana. Lögfræðifyrirtæki sem byggja heimild á notkun gæða öryggispappírs munu líka vinna viðbótartraust. Í tilfellum þegar vandamál um staðfestingu skjala kemur upp – sérstaklega þegar um mikilvægar upplýsingar er að ræða – geta staðfestanleg öryggisþættir á bréfaskjöldum verið ómetanlegar. Stofnanir sem vantar slíka sérpappíra geta óvart sett frjó ótta um áhættustýringarstefnu sína.

Ályktun

Öryggisbréfaskjöl eru óhognanleg uppfærsla fyrir lögfræðifélag, óhognanlegt tól til að vernda opinber skjöl gegn afritun og fölskun og til að byggja traust við viðskiptavini. Yiko hefur hannað ekonomískt skjalapappír fyrir mikil magn lögfræðilegra skjala sem inniheldur vatnsmerki, UV-flæðandi mynstur, holografískar greinar og öryggisráðstafanir sem sýna að skjöl hafa verið breytt. Við framleiðum meira en 200.000 síður á dag og krefjum lögfræðifélög allra stærða til að nota stórt öryggiskerfi án þess að trufla daglega rekstur þeirra. Verndið starfsemi ykkar, viðskiptavina ykkar og heimild ykkar með öryggisbréfaskjölum sem virka jafn vel og þér.